Contrairement aux idées reçues, l’entretien individuel annuel n’est en rien obligatoire puisque pas imposé par la loi. Cependant l’employeur doit organiser un entretien professionnel tous les 2 ans sur la formation avec tous les salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté.

Malgré cela, il est vivement conseillé de convenir d’un entretien individuel au moins 1 fois par an afin de permettre aux salariés de les engager pleinement dans leur évolution professionnelle, tant en termes de compétences qu’en perspective d’avenir.

Mais alors, quelles sont les règles à respecter, en tant que dirigeant ou directeur des ressources humaines, pour réaliser un entretien individuel ?

Vous trouverez dans cet article les clés de réussite pour conduire votre rendez-vous, découvrez 5 astuces pour mener à bien un entretien individuel en 2022.

1. La préparation avant l’entretien

Comme pour la vente ou la négociation, une bonne préparation constitue 80% de facteur de réussite de l’entretien individuel. En effet, se préparer à un entretien c’est anticiper toutes questions ou situation qui pourrait vous mettre dans l’embarras en tant que directeur, et qui pourrait vous détourner de votre fil rouge lors de l’entretien.

Mais qu’y a-t-il à préparer ? Premièrement, il est important de reprendre le compte-rendu, cela permet de se remémorer les éléments qui ont été émis lors de l’entretien précédent avec le salarié : Quels étaient les nouveaux objectifs ? Ont-ils été respectés ? Le salarié a-t-il suivi une formation, et a-t-elle été bénéfique ? Mais également de savoir quels points ont été abordés lors du dernier rendez-vous afin de ne pas passer du temps sur les mêmes sujets.

En relisant le compte-rendu, vous montrez au salarié que vous vous souvenez de lui, de ses problématiques et que vous lui accordez de l’intérêt.

Une bonne préparation, c’est aussi anticiper toutes les questions qui pourraient créer une situation tendue entre les deux interlocuteurs. En anticipant ces questions, vous préparez à l’avance vos réponses et pourrez reprendre les commandes de l’entretien. Profitez-en pour noter les questions sur les sujets que vous aimeriez aborder afin de ne pas trop divaguer.

2. Officialiser la date

L’entretien individuel ne doit pas être vu comme un piège pour le salarié, c’est pourquoi il est important de fixer une date avec lui pour convenir du jour du rendez-vous. Evitez d’imposer la date et encore moins l’heure car cela pourrait mettre le principal concerné dans une situation d’infériorité très inconfortable.

Le fait de programmer la date de l’entretien vous laissera plus de temps à vous, et à votre salarié, pour bien préparer les éléments et sujets de discussions.

3. Mettre le salarié au coeur de l’entretien

Lors du rendez-vous annuel, il est important de placer le salarié au cœur de la discussion. Parlez de lui, le salarié a besoin de se sentir valorisé, de sentir que le travail qu’il fournit est bénéfique pour la société et les efforts qu’il réalise, participent au succès de l’entreprise. La reconnaissance, d’autant plus quand elle vient des supérieurs, est un réel facteur de motivation qui suscite engagement, performance et fidélité chez le salarié.

Lors de cet entretien, il est important de se soucier de son interlocuteur, Comment se sent-il ? Comment se passent les missions ? A-t-il fait face à des difficultés ? Comment les surmonter ? Toutes ces questions doivent permettre aux deux partis de s’améliorer dans leurs domaines respectifs.

Il est primordial de faire un bilan annuel (qui sera inscrit dans le compte-rendu), et de le comparer à celui de l’année précédente pour faire le topo sur l’évolution professionnelle du salarié.

4. Écarter les négociations salariales

L’objectif de l’entretien individuel est de faire le point sur le travail réalisé quotidiennement par le salarié, de déceler les axes d’amélioration et songer aux perspectives futures. Il s’agit d’un entretien dont l’objectif de l’échange est de parler de compétences professionnelles.

Toutefois, la question du salaire peut être évoquée par le salarié. Chacun est libre de répondre ou non à cette thématique, cependant il est conseillé de convenir d’un entretien spécialisé pour aborder ce sujet. Cela permet de ne pas divaguer et de ne pas diminuer l’intérêt initial de l’entretien.

En fixant, un entretien dédié à la négociation salariale, vous garderez premièrement le contrôle de l’entretien et rassurerez dans un second temps le salarié concernant cette problématique en reportant cette date plutôt qu’en refusant strictement d’entamer cette discussion ce qui pourrait le frustrer et générer des tensions.

5. Évoquez le futur

La finalité de cet entretien c’est d’améliorer le futur du collaborateur, c’est pourquoi il est primordial de fixer les objectifs pour les mois à venir. Il s’agira de challenger votre collaborateur pour le pousser vers le haut en lui faisant comprendre que vous croyez en ses capacités et qu’il est capable de progresser encore plus.

Évoquez également les besoins en formation du salarié, notamment lorsque celui-ci vous parle des difficultés rencontrées, la formation est un droit en entreprise et cela représente le meilleur moyen pour grimper en compétences pour le salarié.

Enfin il est important de lister toutes les actions qui vont être mises en place pour les mois prochains.

Tous ces éléments devront apparaître dans le compte-rendu afin de conserver une note écrite de cet entretien. A la demande du collaborateur, vous pourrez également lui envoyer ce compte-rendu. Pour savoir comment rédiger un bon compte-rendu de réunion nous vous invitons à consulter cet article.

Vous l’aurez compris, l’entretien individuel est avant tout un dialogue, il s’agit du moment où le salarié peut s’exprimer auprès de sa direction, faire part de ses demandes, problèmes et préconisations pour l’entreprise.

Il est important lors de cet entretien que le collaborateur se sente valorisé, écouté et compris par le comité de direction, cela peut être source de motivation et de fidélisation.

Si vous souhaitez plus d’informations concernant les entretiens individuels, n’hésitez pas à consulter notre formation Devenir Manager pour découvrir d’autres conseils et astuces concernant le management d’équipe.

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