Comment concevoir et piloter une réunion d’équipe ?​

Les réunions d’équipes sont des moments primordiaux pour l’organisation de l’entreprise, la prise en compte d’opinion ainsi que la conduite d’un projet (définir les étapes de travail et fixer les prochains objectifs).

Cependant, on sait pertinemment que la plupart des réunions auxquelles on ait pu assister au cours de notre vie professionnelle n’était pas les moments les plus productifs de notre carrière, et ce qui devait servir à la base de mise au point brève et efficace, s’est rapidement transformé en instant improductif partant dans toutes les directions avec la plupart du temps un résultat final en dessous des attentes de chacun malgré le temps consacré à cette réunion.

Le rôle du manager, c’est justement d’éviter ce genre de situation, il doit être capable de conduire la réunion en captivant son auditoire pour un résultat plus qualitatif engendrant efficacité, performance et gain de temps. Il est donc pertinent de suivre une formation management  Mais alors, quelles sont les meilleures techniques pour organiser et animer une réunion ?

Découvrez dans cet article comment concevoir et piloter une réunion d’équipe grâce à 6 conseils appliqués par les meilleurs managers.

Préparer la réunion

A l’instar, des entretiens professionnels ou une négociation commerciale, une bonne préparation constitue une part importante des critères de réussite de la réunion. Avant même le jour J, vous devrez donc définir les éléments suivants :

• Quelle est la date de la réunion ?
• De quelle heure à quelle heure va se dérouler la réunion ?
• Ou va se dérouler la réunion ? Y’a t ‘il besoin de réserver une salle pour cela ?
• Sur quel ton la réunion va-t-elle être abordée ?
• Quel est l’objectif principal et le message de la réunion
• Préparer son fil rouge et ses arguments

En anticipant chacun de ses critères vous aborderez la réunion plus sereinement et vous donnerez l’impression de mieux maitriser votre sujet auprès des autres collaborateurs, ce qui est un critère de leadership important chez les managers qui vont impliquer leurs équipes et faciliteront la manière de piloter une réunion.

Bien choisir les participants

Le choix des participants est primordial lors d’une réunion. Demandez vous quels sont les bénéfices de tel ou tel participant à la réunion. L’invitation est-elle pertinente ? A-t-il une bonne raison d’être là ? Est-ce que cela m’est bénéfice ? Toutes ces questions sont importantes afin de mener au mieux la réunion et de ne pas monopoliser du temps inutilement pour les personnes ne se sentant pas concernée.

Mieux vaut être un petit comité pour travailler sérieusement, qu’un grand groupe dont il faut capter l’attention à plusieurs reprises

Choisir le type d’animation

Afin de dynamiser la réunion et impliquer au maximum l’ensemble des participants, il est judicieux de prévoir une technique d’animation pour sortir du cadre classique et ennuyeux des réunions telle qu’on les a tous déjà connues. Afin d’apporter une plus-value à votre réunion vous pouvez vous servir de différentes techniques et outils :

• Des outils de présentation visuels tel que PowerPoint
• Le brainstorming avec ou sans post-it afin de mettre en place une forme de management participatif
• Un jeu, qui s’il est bien amené et pertinent, suscitera suffisamment l’intérêt des participants pour s’impliquer pleinement dans la réunion.
• Des situations d’échanges en « tour de table » afin de laisser le même temps de parole à tout le monde tout en laissant la chance à tous les participants de s’exprimer.

Toutes ces techniques permettent de tenir en haleine votre auditoire ce qui va grandement augmenter la pertinence des interactions des participants pour une réunion de bien meilleure qualité.

Être bref et concis

Peu de personnes prennent un plaisir immense à consacrer de son temps de travail à ce genre de réunion, c’est pourquoi vous devait être vif et concis. Pour ce faire c’est très simple, premièrement il faut démarrer la réunion à l’heure, tant pis pour les retardataires, si vous gardez les participants plus longtemps que prévu cela risque de générer des soucis d’organisation pour certains et donc des tensions.

Il est important également de poser un cadre afin que chacun ne s’éparpille pas et restent concentré sur le sujet principal de la réunion. C’est vous l’animateur qui devait conduire la réunion, c’est pourquoi vous devez délimiter le temps de parole de chacun et définissez un temps pour chacun des sujets afin de ne pas déborder.

Maîtriser et piloter une réunion

Il peut s’agir là d’un des missions les plus complexes en tant que manager. Pour le bien de tous, vous devez favoriser l’écoute active afin d’être le plus bref possible. C’est à vous et à vous seul qu’incombe la tâche du pilotage de la réunion. Pour ce faire c’est vous qui décidez de distribuer ou non la parole (en fonction, de la personne, du sujet, du temps restant), vous devez vous imposer et écarter tous bavardages et autres dérangements de l’intérieur de la salle. Ne vous laissez pas impressionner par les autres, c’est vous qui devez réguler, recentrer et veiller au bon déroulement de la réunion. Votre charisme et votre leadership seront parfois soumis à rude épreuve mais c’est de se confronter à ce genre de situation qui feront de vous un bon manager.

Faire un compte rendu

Enfin, le compte rendu. Il permet de synthétiser tout ce qui a été dit à lors de la réunion. Un compte-rendu oral doit être fait à la fin de la réunion pour s’assurer de l’accord de chacun concernant les décisions prises.

Mais également un compte-rendu écrit, faisant office de mémoire de la réunion. Celui-ci pourra être envoyé à tous participants souhaitant en avoir un exemplaire. Il contient : Le nom des participants à la réunion (et des absents), les problématiques, les arguments, les décisions, les points d’entente et de désaccord abordés lors de la réunion.

Ce compte-rendu peut servir à se remémorer ce qui a été dis lors des prochaines réunions afin de ne pas aborder les mêmes sujets et optimiser son temps. Il sert également de preuve en cas de désaccord.

A présent vous possédez toutes les clés en main pour concevoir et piloter une réunion. Si vous souhaitez en savoir plus sur les astuces et méthodes managériales comme les 6 compétences principales qui font de vous un manager agile ou la raison de pourquoi réaliser une formation management, nous vous invitons à consulter notre programme de la formation Devenir Manager, une formation professionnelle complète pour vous apprendre à devenir un véritable leader à la tête d’une équipe motivée et performante.